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摘要：以计算机技术为主体的现代信息技术迅猛发展和广泛应用，为档案信息资源的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的契机。如今已进入数字化时代，作为收集信息的档案部门，应当顺应历史潮流，对档案进行数字化改革，即实现档案电子化。本文主要阐述了计算机技术在档案信息管理中的应用。
关键字：开发工具；扫描工具；光盘技术
随着科学技术的迅速发展，计算机在各个领域的普及和网络化的出现，使人类进入了信息化社会的电子时代。由于经济的快速发展，各种信息都在大量地、迅速地增加。档案信息也同样大量增长，这样就给我们收集、整理、保管和提供档案信息带来诸多的不便和困难。比如大量的档案信息出现，使原有的档案储藏量迅速膨胀造成库房的拥挤以及于超载。同时，储存量越大查找起来就越困难，传统的档案管理工作逐渐显得不合时宜。解决些问题的最好办法就是采用现代化技术，运用现代化技术与设备是档管理实现高质量、高效率的重要手段。将计算机技术和光盘技术、扫描技术等应用到档案领域，为档案管理现代化开辟了广阔的前景。
传统的人工档案管理包括资料的收集、整理、分类、组卷、编制目录、保管和提供利用等一系统繁琐不休的工作。这样，需要投入大量的人力、物力、财力，而且档案在管理和提供利用时效率低。为了提高工作效率，适应新时期市场经济快速发展的需要，把计算机技术应用于档案管理是十分必要的。
一、开发工具采用
开发工具作为一个系统的基础，是衡量一个系统水平高低的尺子，一般的计算机开发人员都是非常看中开发工具的选择。档案管理系统涉及的领域比较广，包括数据库、图像、数据压缩、网络技术，所以要开发出好的档案管理系统，开发工具的选择尤其重要。
我们倾向于C++Builder、C#、JAVA这3种开发工具，他们的特点是符合现在最新技术潮流，并且在系统各个层次的支持上比较全面。选择VC也是可以的，但要慎重，因为档案管理系统总体工作量较大，数据库能力要求较高，用VC需要工作量太大，开发周期会比较长，并且以后的扩展的工作量也是令人忧虑的，但如果VC结合其它语言共同开发也是不错的选择。
二、数据库
比起开发工具的选择，数据库的选择是比较明确的，现档案管理系统主要采用如下数据库系统：
Foxpro： 桌面数据库，安全性较差。
Access： 桌面数据库，安全性较差，比Foxpro强一些。
SQLServer： 大型数据库，性能优越，极好入门，有很好的前景。
Oracle： 大型数据库，性能优越，是市场占有率最高的数据库产品。
其它大型数据库。
最好选择后三种数据库系统，这样不论从安全性和系统功能上都会有很强的保证。
三、扫描工具
扫描仪，它可以将档案原件以图象方式输入到计算机中去。扫描仪最大的特点是快速、精确。一般Ａ０幅面的滚筒式扫描仪的扫描分辨率可达５００ＤＰＩ，只要幅度不大于Ａ０，长度不限的任何图纸均可一次扫描输入，扫描一张标准Ａ０图分辨率３００ＤＰＩ 约需８０秒。
四、光盘技术：设备简单，易推广普及。
光盘技术对设备的要求不高，在现有计算机设备上再附加一些设施即可。光盘管理系统具有很强的实用性，其功能设计完全可以依据档案工作的实际需要及人们利用档案的习惯，整个系统可以紧密结合实际。光盘体积小，对环境要求不高，抗恶劣环境能力强，即使在平常环境下也能长期保管。利用计算机对光盘进行档案数据的检索，可谓快速、准确、方便。利用快速检索功能，可以在几秒钟之内，对几万数据进行查询。在查询中，可以根据自己的需求，提出查询的具体名称，也可提出需查询的大致名称，或几个名称进行组合。可进行模糊检索，使检索变得更加灵活、方便。
光盘的输出更加方便、准确。存在光盘中的文件和图纸可利用计算机很方便地输出，对一些数据还可以进行统计后打印输出。输出可以利用各种输出设备，如针式打印机、喷墨打印机、激光印字机等。现在由于采用了高质量喷墨打印机而不是绘图仪，使输出图纸的精度和速度大为提高。
光盘技术应用于档案管理，可实现档案信息的海量存储、随机快速检索、网际交流、远距离传输及档案工作的现代化管理。可以对档案实行原文管理，在不动用原文的情况下，实现档案的查询、复制和利用。能保持档案原貌，扫描后的图纸能够无失真的显示和输出，且在页码上也和原档案一致。检索快速准确、灵活多样，且可实现模糊检索。统计功能齐全，可进行各种馆藏统计和档案利用统计。能够输出档案管理所需的各类卡片、目录及报表图等。
光盘是兼有数字记录和模拟记录优点的存储介质，不仅可以记录数据，还可以记录声音、图像等各类档案，不仅可以存储档案目录，而且可以存储档案全文、档案原件如照片、图片、录像带、录音带等，能很好地解决对声像等不同载体档案的一体化管理，可节省人、财、物，还可加大开发利用档案信息的广度和深度。
光盘的应用将加速档案管理现代化进程，实现对不同载体档案的一体化管理，有利于档案管理、开发和利用。随着现代计算机技术日新月异的发展，光盘技术的更高密度、小型化和降低价格是不可逆转的趋势。其长寿耐用、统一标准问题也可望逐步解决。总之，光盘技术是一种很有发展前途的现代信息存储和利用技术，它在档案管理现代化进程中有广阔的应用前景。
这些项技术的应用，是目前档案管理现代化最主要的手段，在促进和发展档案事业中发挥着重要的作用。由于这些技术各有优点和不足，最好将它们结合起来使用，这样形成的大型的多功能的自动化管理系统，将会使档案现代化管理迈上一个新台阶。
参考文献：马丽 郑经莉 档案管理中现代化技术的运用 黑龙江史志 2008.15 |
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