【摘  要】：

　　随着信息技术的发展，越来越多的企业开始实施办公自动化系统。本文对办公自动化系统进行了概述，分析了办公自动化的发展历史、现状、功能和发展策略。希望本文的研究对相关领域的研究带来指导和帮助。

　　【关键词】：办公自动化；功能；策略

　　一、办公自动化概念

　　办公自动化（Office Automation）是利用计算机集成技术，使办公室的有关事务处理从传统的手工文书处理方式与分散的文件管理方式转移到计算机网络信息集成的自动化管理方式，从而达到信息共享、提高工作效率和工作质量的目的，并提供相关的决策信息。

　　二、办公自动化发展历史

　　办公自动化系统（Office Automation，简称OA），是二十世纪七十年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的办公自动化产业从七十年代末发展至今，已从最初的提供面向单机的辅助办公产品，发展到面向企业级应用的大型协同工作软件，其发展过程分以下三个阶段：

　　1、以数据处理为中心的传统办公系统。

　　它的最大特点是应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域，提高了文件管理水平。

　　2、以工作流为中心的办公自动化系统。

　　这一时期的办公自动化实现了以工作流为中心。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处，以E-MAIL、文档数据库管理、目录服务、群组协同工作等技术作支撑。第二代办公自动化系统包含了众多的实用功能和模块，它以网络为基础，实现了对人、对事、对文档、对会议的自动化管理。

　　3、以知识管理为核心的办公自动化系统。

　　第三代办公自动化的核心是知识管理。知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在的知识、定位拥有专门知识的人、传递知识、有效利用知识。知识管理意味着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最适合的行动，避免重复错误和重复工作。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。第三代办公自动化的显著特点是信息、资源共享，实时通信，以及与短信平台的完美结合。

　　三、办公自动化发展现状

　　进入20世纪90年代中期以后，由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长，这时，办公自动化开始进入一个快速发展阶段。国内专门从事软件开发的公司也逐渐成长起来，并专门为政府和企业订做办公自动化系统。由于这些系统是根据用户的具体需求开发的，所以需要功能比较完善，并能较好地满足用户的实际需要。但这是一个巨大而低效的办公自动化市场，具体表现在投资大、效果不明显；水平低、重复建设多；硬件投入多、软件投入少；模拟手工作业增加管理负担等。这是因为开发商水平参差不齐，开发队伍组队模式不合理、缺乏开发办公自动化产品的经验、用户缺乏对办公自动化产品的认识等；部分软件产品质量不高，不顾中国企业的运作特点照搬国外技术，使得实施困难；对办公自动化的理解起点不高，导致办公自动化系统与其他系统集成度差；用户使用水平低，又不愿花太多的精力投入培训；售后服务不到位；定做开发又会因用户需求变化要对软件进行不断的修改维护。到最后，整个软件的性能和可使用性都大大降低，没有耐性的企业索性废弃掉从而导致项目失败。

　　从技术来看，普遍存在如下缺点：

　　1、为用户考虑的少，软件的柔性构造功能差

　　当前很多办公自动化软件过分强调了软件之间的横向对比，为用户考虑的实际功能比较少，结果导致软件大而全，而真正为用户接受的功能模块很少。另一方面，软件的模块复用性很差，直接影响了软件的柔性构造功能，而当用户的需求改变时，哪怕是轻微的改变，都需要开发商来解决，从而影响了用户的使用效率，对开发商也是一个极大的负担。

　　2、开发手段单一，平台依赖性严重，很多办公自动化开发商采用的开发模式

　　是“群体平台十适当定制”的模式，问题是在与其他系统的接口方面、定制复杂应用技术方面的集成其他软件和设备方面，由于群体平台建的太高，造成可供开发商发挥的空间太小，很多功能很难实现。

　　3、技术含量低，创新设计少。目前大多数办公自动化软件的设计还基本停留

　　在CLIENT/SERVER构架、面向对象的开发方式上，很少见到有创新的设计，使用传统的技术虽然可以满足一时之需，但从长远考虑就落后了，未来的办公自动化的趋势是INTRANET与INTERNET进一步走向融合。为顺应这种趋势以保证办公自动化系统的良好扩展，我们的设计应该立足于现有的先进技术和思想，比如设计采用三层结构，开发中使用面向对象的方式等等。

　　四、办公自动化的功能

　　办公业务主要体现在办文、办事、办会、信息四个方面，因而办公自动化系统相应的应具备如下功能：

　　1、建立内部的通信平台。

　　建立组织内部的通信系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。

　　2、建立信息发布的平台。

　　在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。

　　3、文档管理的自动化。

　　实现文档的计算机辅助管理，并将各个业务系统同档案管理系统紧密结合起来，提高文档（电子文档、纸制档案）管理工作效率、完整性和利用率。

　　4、工作流程的自动化。

　　这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现提高单位协同工作的效率。

　　五、企业办公自动化的发展策略

　　根据企业办公自动化建设的现状和存在的问题，使我国企业办公自动化建设走上健康快速发展的轨道，在办公自动化建设方面应采取如下对策：

　　在组织实施方面，从传统的工业项目管理体制转向专业化和产品化实施体制，确保系统的运行维护和系统持续的升级，走合作与分工并举的道路。由此可造就一批以办公自动化为业务核心的、规模较大的专业软件公司。

　　在技术选向方面，选择与世界发展潮流吻合的技术。现在还在流行的技术并不能代表未来一定能够流行。技术的标准化程度要高，开放程度要好。

　　关键应用主张自主开发，发展民族产业。在技术结构方面，尽快从Client/Server结构体系转向Browser/Server结构体系，采用B/S思路，最终用户界面统一为浏览器，应用系统全部在服务器端，是标准的三层结构体系。系统负载轻，开放性好，系统维护升级方便。

　　系统设计方面，考虑到我国办公自动化的现状，采用生命周期法和快速原型法相结合，在己有产品的基础上，以快速原型法为主。在实施方面遵循统一规范和分布实施的原则。

　　在设计思想方面，从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计，即将设计的着眼点放在用户对象身上，设计视角范围是整个内部网，在此基础之上进行相关业务设计。将面向对象的思想引入到系统设计中去。

　　在实现方法方面，从传统的结构化设计转向采用复杂适用系统（CAS）理论进行实现，即从一般的业务需求中抽象出关键的复杂适应系统，该系统能够适应环境变化，系统使用越久，积累的有价值的东西就越多。

　　参考文献：

　　[1]殷立明，中小企业办公自动化系统的开发，河北企业，2008,09

　　[2]贾爱莉，论企业办公自动化发展，中国电力教育，2008,2

　　[3]王毅，中小企业办公自动化系统的开发，中国新技术新产品，2008,08